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2020-06-24科技要性

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总觉得时间不够用?你需要「能量管理」!


总觉得时间不够用?你需要「能量管理」!

工作效率杀手──急迫感

莎拉是医院主管,正在为掌握自己的生活奋战,但觉得自己节节败退。她三十五岁,单身、独居,由于没有家累,所以工作想做多晚就能做多晚,结果让她很难在下班后离开办公室。

她天生善于解决问题,大家遇到麻烦时似乎都向她求救,使她觉得根本没有属于自己的时间。她的办公桌上堆了一大叠邮件、备忘录和尚待完成的计画。莎拉说,她想做一个有效率又有创造力的人,但因为做事没什幺效率,她似乎也找不到时间发挥创造力。

我们告诉客户,管理时间并不是最终目标,而是要透过管理时间,进一步达到有效的能量管理。因为每天的时间有限,我们不仅需要明智地利用时间,还要确保把能量投入最重要的事。我们太常把时间花在那些无助于任务进展的事情上,也在这个过程中耗尽能量。

柯维在《与成功有约》一书中生动刻画了这一点,描述生活中迫切的事(似乎是眼前最需要处理的事)常常挤掉重要的事(长期来看影响最深远,但并非需要马上处理的优先事务)。不少企业文化也是如此,大家总是觉得事情紧急,所以很难退一步做更深思熟虑的抉择。

急迫感正是莎拉的问题。她向来匆忙紧张,永远都在回应他人的需求。一整天下来,电话、电子邮件和带着急事上门求助的人,都在消耗她的能量。发挥创意的脑力激荡、反省、拟定长期规划和写案子这些事,都被搁在一边。之所以如此,有部分是因为她的专注力很难持久。

儘管她对自己一心多用的能力(譬如一边讲电话、一边回覆电子邮件)感到自豪,但是她很难全心投入任何一件事。她的下属已经知道,如果不把问题归纳成几个重点,莎拉就没办法吸收。不幸的是,不是每个问题都能简单解决,尤其在涉及个人问题、而非特定工作时更是如此。虽然她天生就会照顾别人,但大家觉得她来去匆匆,总是找不到人。

管理能量,找回生活的专注力

莎拉建立的第一个仪式,是在早晨起床后花二十到三十分钟,把平日对周遭事物的注意力转移到内心世界。她在日记里写下工作和个人生活中的问题。书写让她觉得自己不只是一台工作机器,也让她有机会反省和他人的关係、工作本身和工作之外的事。

接着,莎拉花十到十五分钟在我们劝她买的个人工作记事本上,列出一天要做的事。莎拉原本很排斥写下待办事项,但她承认事情已经多到她没办法一一记住。最后,在去上班的三十分钟里,她建立一个做好心理準备的仪式:把这天的工作都想一遍,观想自己如何处理眼前的特定挑战。

莎拉花了一个多月的时间才让这些仪式上轨道,部分原因是她一开始很排斥被固定的行程绑住。不过她渐渐发现,晨间仪式真的有助于稳定心情、集中精神,让她觉得更自在,不再被那幺多事情包围。等她比较能自动自发地进行晨间仪式后,她下决心要改善上班时处理事情的优先顺序。她通常是一上班就马上进入反应模式,阅读前晚累积下来的电子邮件、回覆留言或招呼来访的人,现在则改为在最初一小时处理她认为最重要的案子。莎拉敲定在早晨八点到九点之间做这项工作,一来精神最好,二来时间愈晚,需要她处理的事就愈多。她交代祕书,除非是紧急状况,否则她这六十分钟内不想被打扰。

莎拉多半利用这段时间来写案子,以前她都是用週末时间写。用有效处理自己案子的方式来展开一天的生活,让她很有成就感,也提升了一天的能量。莎拉还报名了有氧健身课,晚上七点上课,一週三堂。上课除了让她一定得放下工作,还能在忙碌一天后获得心智和情绪上的复元。这段时间更让她有效从工作情境转移到家庭生活。

最后,莎拉几乎每天固定休息两次,确保能量得到间歇性复元。医院的自助餐厅在另一层楼,她规定自己上午十点半和下午三点半去那里休息十到十五分钟。由于工作的关係,她不一定每次都準时休息,但尽量在差不多的时间小歇一会。虽然只是普通的休息,但可以让她从繁忙的工作中暂时脱身,吃点水果,喝杯茶,和大家聊聊天。

莎拉一开始很难做到不及时回应大家的要求。然而等到第二个月,她发现自己愈来愈自由,思虑清晰,且工作效率大增,她觉得这些比心中的内疚重要得多。因为她的专注力和生产力都提升了,所以不管是要谈工作上的策略性问题,还是讨论大家的个人疑虑,她都更乐意付出时间与人相处──尤其下班时。令她吃惊的是,新的生活方式让她觉得更自由,更放鬆 。

摘自《用对能量,你就不会累》
数位编辑整理:陈孟君,陈子扬
Photo:VIKTOR HANACEK, CC0 Licensed.

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